D.Lgs 231

RESPONSABILITÀ AMMINISTRATIVA DELLE SOCIETÀ, MODELLI DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO Gli obiettivi di Fidelitas SpA sono quelli della crescita e dello sviluppo, tramite una gestione corretta e socialmente responsabile, creando uno stabile e duraturo valore per gli azionisti e valorizzando i collaboratori. La missione consiste nell’erogare un servizio di qualità ed adeguato alle esigenze della Clientela. Nello svolgimento delle proprie attività Fidelitas SpA assume come principi ispiratori il rispetto della legge - in particolare il TULPS e le Leggi del Lavoro - in un quadro di legalità, correttezza, trasparenza, riservatezza e rispetto della dignità della persona.

In ossequio a tali principi, Fidelitas SpA, con delibera del C.d.A. del 6 dicembre 2007 ha adottato il modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi del D.lgs 231/2001 ed ha nominato l’Organismo di Controllo.
Fidelitas SpA, ha adottato il modello non soltanto per conformarsi alle novità legislative beneficiando dell’esimente prevista dal D.lgs 231/2001, ma anche per migliorare la Corporate Governance, limitando il rischio di commissione dei reati.
Il modello adottato, ferma restando la sua finalità peculiare, è stato calato nella realtà aziendale, in particolare adottando il proprio sistema dei controlli interni, prevedendo le finalità specifiche di garantire la conformità delle prassi aziendali alle norme etiche ed al corretto e lecito svolgimento delle attività.
In quest’ottica Fidelitas SpA ha identificato i propri processi e formalizzato le procedure operative inerenti le attività tipiche evidenziandone le responsabilità, le condotte e le prassi che si richiede siano rispettate dai sottoposti. Inoltre, per le attività a rischio di reato non tipiche, sono stati definiti specifici protocolli di natura organizzativa, fisica o tecnologica.
Il modello adottato coinvolge ogni aspetto dell’attività della Società, attraverso la netta distinzione dei compiti operativi da quelli di controllo, con l’obbiettivo di gestire correttamente le possibili situazioni di rischio e/o di conflitto d’interesse. In particolare i controlli coinvolgono, con ruoli e a livelli diversi, il Consiglio di Amministrazione, il Collegio Sindacale, la Direzione, l’Ispettorato, il nuovo Organismo di Controllo, tutto il Personale e, laddove ritenuto possibile ed efficace, i sistemi, rappresentando in tal modo un’attributo imprescindibile dell’attività quotidiana della Società.
Il modello rappresenta quindi un sistema strutturato ed organico di processi, procedure, ed attività di controllo (preventivo ed ex post), che ha l’obbiettivo di permettere la consapevole gestione del rischio di commissione dei reati, mediante l’individuazione delle attività a rischio di reato e la loro conseguente regolamentazione attraverso procedure.
In particolare, le procedure manuali ed informatiche (i processi gestiti dai sistemi informativi) sono tali da regolamentare lo svolgimento delle attività, prevedendo gli opportuni punti di controllo (quali quadrature e verifiche sull’operato di terzi operatori e soggetti periferici), adeguati livelli di sicurezza e l’adozione di idonei supporti documentali per poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che attestino per ogni operazione caratteristiche e motivazioni e che consentano l’individuazione di chi l’ha autorizzata, effettuata, registrata e verificata.
Inoltre, nell’ingegnerizzazione dei processi, laddove è possibile, è stata introdotta la separazione di compiti tra coloro che svolgono attività cruciali di un processo a rischio e sono stati considerati i principi di trasparenza e verificabilità.
Per quanto concerne gli aspetti di controllo il modello, oltre a prevedere l’istituzione di un autonomo ed indipendente Organismo di Controllo a ciò preposto (OdC), garantisce l’integrazione ed il coordinamento delle attività di quest’ultimo con il già esistente sistema dei controlli interni, facendo patrimonio delle esperienze maturate. Il modello non modifica le funzioni, i compiti e gli obiettivi preesistenti del sistema dei controlli, ma mira a fornire maggiori garanzie circa la conformità delle prassi e delle attività aziendali alle norme del Codice Etico e della normativa aziendale che ne declina i principi.

In particolare l’Organismo di Controllo nominato dal Consiglio di Amministrazione è a composizione collegiale e ne fanno parte due professionisti esterni (uno dei quali con funzione di Presidente) nonché il Responsabile Area Qualità e Sicurezza interno. Particolare attenzione è stata dedicata ai flussi di informazione da e verso l’OdC in modo tale da consentire all’Organismo di portare a conoscenza del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale i risultati della propria attività e delle eventuali criticità. Per ciò che concerne i flussi informativi verso l’OdC è stata creata un’apposita casella di posta elettronica (organismo.vigilanza@fidelitas.net). Ogni violazione dei principi e delle disposizioni contenute nel Codice Etico da parte di Dipendenti o Collaboratori deve essere segnalata prontamente al Responsabile diretto dandone conoscenza all’Organismo di Controllo e costituisce infrazione sanzionabile ai sensi del sistema disciplinare.